Est-il exagéré de considérer que la gestion d’un salon de beauté est aussi complexe que celle d’un établissement de soins de santé ? Selon les experts en gestion d’entreprise, non !
Il existe des différences indéniables dans la nature du service fourni, mais la complexité de l’entreprise est exactement la même. En effet, dans certains cas, elle est même plus importante dans le segment de la beauté que dans celui des soins de santé. Dans les deux cas, il est nécessaire d’organiser et de mettre constamment à jour l’agenda des rendez-vous et les dossiers des utilisateurs, conformément aux exigences imposées par le législateur en matière de protection des données à caractère personnel et, en même temps, il est nécessaire de tenir compte des délais, des contraintes ou des obligations de l’activité administrative, et parmi ceux-ci, la facturation électronique est certainement importante.
Centres de médecine esthétique : sept conseils précieux
La différence la plus importante concerne l' »asymétrie de l’information » : dans les services de soins de santé, la relation médecin/patient ne peut être égale, alors que dans la relation esthéticienne/client, au-delà de l’expertise spécifique de l’opérateur, le client peut être bien informé sur le type de traitement. Et cet élément est sans doute plus complexe pour les centres de beauté que pour les cabinets médicaux.
Comment les logiciels de gestion améliorent les affaires
Étant donné qu’il n’existe aucune différence entre les activités esthétiques et sanitaires (du moins du point de vue de la gestion d’entreprise), il est évident qu’il est crucial de disposer d’un logiciel capable de gérer simultanément tous les aspects de la vie de l’entreprise : aussi bien les activités à caractère thérapeutique que celles à caractère administratif, de manière à garantir chaque jour la combinaison nécessaire entre les besoins de la structure (des soignants, du personnel administratif et du secrétariat) et les besoins des patients. Le logiciel doit être complet, facile à utiliser et polyvalent. Pas seulement ça. Il doit également permettre une gestion personnalisée, afin de saisir pleinement les particularités de chaque centre de médecine esthétique. Ce n’est qu’ainsi que le centre pourra s’affirmer comme unique, professionnel et accueillant, et viser par conséquent à élargir sa base de patients, ainsi qu’à renforcer ses liens avec les utilisateurs actuels.
Le logiciel qui convient le mieux aux caractéristiques et aux besoins quotidiens des centres de beauté est CGM XMEDICAL. En effet, il assure une série de fonctions et est capable de gérer facilement aussi bien les activités purement médico-esthétiques que les activités administratives.
1. UNE PLANIFICATION OPTIMISÉE DE L’AGENDA
Comme les gestionnaires de centres le savent bien, la première difficulté concerne la planification des rendez-vous : l’agenda traditionnel ne fonctionne pas. Il est essentiel d’automatiser les activités de secrétariat afin d’éviter les temps morts et de résoudre les inévitables problèmes liés aux retards ou aux demandes de changement d’heure ou de date. L’idéal, en effet, est d’éviter la formation de « trous » entre une nomination et une autre. Ceci s’applique à l’organisation des agendas quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Il est préférable de viser des rendez-vous répartis sur la journée, occupant des heures de travail complètes, et répartis sur la semaine. Une organisation parfaite est également atteinte lorsqu’elle permet de faire face à des situations d’urgence ou, plus simplement, à des événements imprévus, qui peuvent entraver le déroulement normal de l’accueil et de la prise en charge des patients.
Le cas le plus fréquent est celui où un rendez-vous est annulé à la dernière minute et où le salon de beauté n’est pas du tout prévenu (ce que l’on appelle la « suspension »). Cela se produit parce que les patients peuvent oublier ou sont obligés d' »annuler » en raison d’un besoin soudain, par exemple pour des raisons professionnelles ou familiales.
2. ENVOI DE SMS – EMAIL
La gestion des criticités et des inconnues illustrées au point précédent, produit en aval la nécessité de communiquer avec les clients et les opérateurs. Un bon logiciel de gestion dispose d’un système SMS-Email automatisé. Grâce aux messages envoyés sur les téléphones portables des différents utilisateurs (convenablement profilés), il est possible de maintenir le contact avec la secrétaire du centre de beauté : le message rappelle la date et l’heure du rendez-vous, ainsi que le nom du médecin ou de l’opérateur choisi pour le traitement, ce qui permet aux utilisateurs de communiquer à temps s’il est nécessaire d’annuler ou de reporter le rendez-vous. L’agenda peut donc être corrigé automatiquement et en temps réel. Des rappels et des notifications push peuvent être envoyés aux patients via une application dédiée. Voir ce site https://medecine.news qui vous en dira encore plus sur le sujet !
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